Digitales Leben 31. Januar 2012

Evernote, TripIt & Co: So organisiert man sich digital

by Christian Jakubetz
Klassiker: Google Docs

 

Die Theorie ist wahrscheinlich nicht mal gewagt: Noch nie war gute (Selbst)-Organisation so wichtig wie im digitalen Zeitalter.  Nicht nur, was die Verwaltung von Terminen und Reisen angeht, sondern auch was die frühzeitige Planung journalistischer Geschichten betrifft. Doch das Netz wäre nicht das Netz, hätte es nicht eine ganze Reihe sehr praktischer Lösungen parat. Ein Überblick für Redaktionen und (freie) Journalisten.

Würde man das bestreiten wollen? Es gibt immer noch ausreichend Redaktionen, die sich morgens an ihren Schreibtischen treffen und den Tag mehr oder minder auf sich zukommen lassen. Das gilt nicht nur für die Termin-, sondern oft auch für die Geschichtenplanung. Indes: Ohne vernünftige Organisation lässt sich kaum eine crossmediale Geschichte wirklich aufarbeiten. Im Gegenteil: So wie für TV-Autoren ein Storyboard schon lange unverzichtbar ist, sollte (und müsste) diese Einrichtung auch in Nicht-TV-Redaktionen einziehen.

Texte in der Wolke: Google Docs

Einfaches und weit verbreitetes Tool: Mit einem Google-Account lassen sich die Programme, die Google als Adäquat zu den gängigsten Office-Anwendungen entwickelt hat, sofort und kostenlos nutzen. Für Journalisten ist dabei natürlich vor allem die Textverarbeitung interessant. Sie kann nicht sehr viel weniger als das MS-Office-Vorbild. Allerdings auch nicht mehr. Trotzdem: Zum soliden Schreiben von Texten reicht das allemal. Präsentationen und Tabellenkalkulation gibt´s auch, wenn man denn mag. Gut daran: Man kann zum einen Texte generell abspeichern, sie aber auch gemeinsam editieren. Ist vor allem dann gut, wenn man beispielsweise als Bürogemeinschaft oder als virtuelle Redaktion an Projekten arbeitet. Vorsicht, die Konvertierung in Word-Dokumente funktioniert nicht immer ganz reibungslos. Und ob man auf ein lokal installiertes Office-Programm komplett verzichten kann, sei auch dahingestellt.

Zugang: Webbasiert.
Apps: nein
Kosten: nein
Speicherplatz: 1 GB kostenlos für Uploads, Dokumente, die mit Docs erstellt wurden, zählen nicht. Speichererweiterung: ab 5 Dollar pro Jahr (20 GB).

http://docs.google.com

Notizen und Kleinzeugs: Evernote

Journalisten kennen das ja: Man macht nicht aus allem, was man täglich so erlebt und notiert, gleich ein ganzes Dokument. Mal sind es Links, flüchtige Notizen, Bilder, Rechercheergebnisse. Vor allem dann, wenn man längerfristig an einem Projekt arbeitet. Dafür bietet sich der kostenlose Dienst „Evernote“ an. Man kann sich dort Notizbücher anlegen, Informationen und Dokumente direkt aus dem Netz via Mail hochladen, kurz: Es ist ein bisschen wie früher die guten alten Notizbücher. Oder eine Pinnwand. Oder eine Mischung aus beidem. Ungemein praktisch, vor allem, weil man sich auch hier gemeinsam über einen Account Stoffsammlungen etc. anlegen kann.

Zugang: Webbasiert
Apps: Für Smartphone, Tablett und Desktop
Kosten: Die Basisversion ist kostenlos.
Speicherplatz: kostenlos enthalten sind 60 MB pro Monat.
Premiumangebot: 5 Dollar pro Monat bzw. 45 Dollar im Jahr. Enthalten: mehr Platz, größere Uploads, durchsuchbare PDF´s etc.

www.evernote.com

Wirf mal eben in die Dropbox…

Für digital arbeitende Menschen ist der Satz beinahe schon ein Klassiker: Wirf doch mal eben in die Dropbox…Dabei handelt es sich um einen der ersten und populärsten Cloud-Dienste. Besonders gut: Neben der Webversion gibt es auch noch die Möglichkeit, durch die Installation von Dropbox auf einzelnen Rechnern die Inhalte auf allen Rechnern automatisch abzugleichen. Ideal für alle, die mit mindestens zwei Rechnern arbeiten und nicht ständig Dateien mit USB-Sticks oder via Mail verschieben wollen. Durch die von Computern gewohnte Ordnersturktur lässt sich zudem mehr Ordnung in die Dropbox bringen als beispielsweise mit dem doch eher notizbuchartigen Evernote.

Zugang: Webbasiert, lokal installiert
Apps: für Tablets und Smartphones
Kosten: Basisversion kostenlos
Speicherplatz: kostenlos enthalten sind 2 GB
Erweiterung: 50 GB kosten 9,99 Dollar pro Monat oder 99 Dollar im Jahr; 100 GB 19,99 bzw. 199,99 Dollar. Neuerdings gibt es auch noch spezielle Gruppenangebote in TB-Größe.

www.dropbox.com

Für die Mac-Nutzer: iWork

Nutzer von iWork (Apple) haben die Möglichkeit, ihre mit der Software erstellten Dokumente im Web zu speichern bzw. sie mit anderen Nutzern zu teilen. Allerdings handelt es sich dabei um einen reinen Online-Speicher, im Gegensatz bspw. zu Google Docs können auf der Seite keine Dokumente erstellt werden. Voraussetzung ist zudem eine AppleID.

Zugang: webbasiert
Apps: nein
Speicherplatz: 1 GB
Erweiterung: nein
Kosten: nein

www.iwork.com

Reisen leicht gemacht: TripIt

Speziell Freiberufler kennen das: Reisen zu organisieren kann manchmal ganz schönen Kleinkram bedeuten. Eine Hoteladresse hier, einen Flug da, zwischendrin noch mit der Bahn oder mit einem Mietwagen, das kann leicht und schnell zu ein paar Verwirrungen führen. Um das in den Griff zu bekommen, ist TripIt ein sehr guter Dienst. Man leitet einfach Mails mit entsprechenden Buchungsbestätigungen an seinen Account dort weiter, den Rest verarbeitet sehr zuverlässig die Software und gibt zudem noch ein paar Zusatzinformationen wie beispielsweise eine Karte mit der Umgebung des gebuchten Hotels oder lokale Wetterinformationen. Zu den Trips kann man auch Kollegen, Freunde etc. gut einladen, so dass sich der Dienst auch für Gruppen oder Redaktionsgemeinschaften sehr gut eignet.

Zugang: webbasiert
Apps: für Tablets und Smartphone
Kosten: Basisversion kostenlos, Premium mit einigen zusätzlichen Funktionen 49 Dollar im Jahr.

www.tripit.com

Natürlich stellen sich bei der Verwendung von Cloud-Diensten auch ein paar Fragen: Wie sicher ist das? Was, wenn der Dienst plötzlich zusperren sollte oder ich keine Netzverbindung habe? Das ist tatsächlich berechtigt. Im Klaren sollte man sich bei allen Sicherheitsvorkehrungen sein, dass Dokumente mit sensiblen Daten oder Inhalten generell nicht in Onlinespeichern abgelegt werden sollten. Inzwischen bieten viele Anbieter eine Verschlüsselung und viele weitere Sicherheitsmaßnahmen an, das Risiko ist überschaubar — aber unbestritten bleibt, dass es ein Risiko gibt. Eine sehr gute Zusammenfassung und einen ausführlichen Test der wichtigsten Cloudanbieter findet man übrigens hier.

Seminartipp: Wie wir uns am besten selbst organisieren.

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